Projektinhalt und -umfang (Teil 1/3) (-PL-IU-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

In Ergänzung dazu sind zusätzlich identifizierte Ausnahmen als auch Ausschlüsse in Form von Abgrenzungen und Einschränkungen enthalten, damit mögliche Missverständnisse oder falsche Erwartungshaltungen bei den Projekt-Beteiligten weitestgehend ausgeschlossen werden können. Diese Erläuterungen sind in einer Form zu gestalten, dass klar erkennbar ist, welche Arbeiten nicht erforderlich oder sogar ausgeschlossen sind. Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang auch, dass die unterschiedlichen Liefergegenstände durch Qualitätskriterien beschrieben werden müssen, nach denen diese im Anschluss an ihre Erstellung resp. Bereitstellung durch den Auftraggeber überprüft und abgenommen werden können.

Diese Beschreibung stellt für das Projekt-Team die Basis für eine eine detailliertere Planung dar und leitet dessen Arbeiten während der Ausführung. Weiterhin ist dieses Ergebnis-Dokument ein elementarer Bestandteil des Inhalts- und Umfangs-Basisplans, der einerseits zur fundierten Bewertung des Projekt-Fortschritts herangezogen wird. Weiterhin können auf der Grundlage dieses Basisplans diejenigen Fragen eindeutig geklärt werden, ob vorliegende Arbeiten inner- oder außerhalb der Grenzen des Projekts liegen oder ob zu deren Erledigung ein Änderungs-Antrag erforderlich ist.

Ein weiterer wesentlicher Maßstab für den erforderlichen Detaillierungsgrad im Bereich Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs stellt der vereinbarte Ausprägungsgrad der Forschritts-Berichterstattung dar. Im Rahmen dieser Berichterstattung erfolgt eine Sammlung, Erhebung als auch Verteilung von Informationen zur in dem Projekt erbrachten Leistung. Dazu wird zu einem Berichtszeitpunkt der IST-Status mit einem oder mehreren festgelegten Basisplänen verglichen. Aus der Analyse der erhobenen Daten kann anschließend die in dem Projekt erbrachte Leistung qualitativ und quantitativ abgeleitet werden. Ist der Detaillierungsgrad der zugrunde liegenden Basispläne zu gering, ist damit zu rechnen, dass die Fortschritts-Berichterstattung nur unvollständig durchgeführt werden kann. Gerade die Analyse zurückliegender Leistungen und zukünftiger Prognosen als auch die Interpretation des aktuellen Status von Risiken benötigt oftmals umfangsreiche Bezugsdaten. Liegen diese während der Durchführung des Projekts nicht vor, sind die Fortschrittsberichte lückenhaft und können nur eingeschränkt zum Controlling und zur Steuerung genutzt werden.

Die Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs berücksichtigt, entweder unmittelbar oder durch den Verweis auf andere Dokumente, die im Folgenden dargestellten Themenbereiche [1].