Grundsätze für die Beschreibung einer Rolle (Teil 2/3) (-PO-IM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

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Grundsätze der Rollenbeschreibung (Teil 2/3)


.1 Aufgaben


Die DIN-Norm "DIN V ENV 26385" [2] definiert den Begriff der Aufgabe als eine „... von einer aus dem Arbeitszweck abgeleiteten Aufforderung an die Person(en), eine Arbeit unter den gegebenen Bedingungen nach einem vorgegebenen Verfahren auszuführen und dabei ein bestimmtes Ergebnis anzustreben“. Basierend auf dieser Definition stellt eine Aufgabe somit eine Verpflichtung des Aufgabenträgers gegenüber seinem Umfeld dar, eine vorgegebene Handlung ergebnisorientiert durchzuführen. Die Erfüllung der Aufgabe bedingt somit ein zu erfüllendes Handlungsziel, also eine "... durch physische oder geistige Aktivitäten zu verwirklichende Soll-Leistung" [3]. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Beschreibung einer Aufgabe sowohl auf eine Gesamtaufgabe wie auch auf verschiedene Teilaufgaben beziehen kann. Die Aufgaben und die daraus resultierenden Zuständigkeiten in Form von Verantwortlichkeiten und Befugnissen einer Rolle können mit Hilfe von Organisations- und Geschäfts-Prozessen definiert werden.



.2 Verantwortlichkeiten


Der Begriff der Verantwortung bezeichnet die "... Zuschreibung einer Pflicht zu einer handelnden Person oder Personengruppe gegenüber einer anderen Person oder Personengruppe aufgrund eines normativen Anspruchs, der durch eine Instanz eingefordert werden kann und vor dieser auch zu rechtfertigen ist". Basierend auf dieser Definition ergeben sich innerhalb der Rolle die einzelnen Verantwortlichkeiten sowohl aus ihrer Aufgabenbeschreibung als auch aus der resultierenden Einordnung dieser Rolle in die Aufbau- resp. Projekt-Organisation. Deshalb ist die Verantwortlichkeit eines Rollen-Trägers somit erst durch eine Betrachtung der Kombination aus der überwachenden Rolle, seiner ausübenden Rolle und dem zu erzielenden Handlungsergebnis vollständig definiert.
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.3 Kompetenzen


Um die Anforderungen zur Erfüllung und Leistung in Form von Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Hilfe der gewährten Befugnissen erfüllen zu können, sind bei dem Rollen-Träger Kompetenzen in Form von Qualifikationen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Eigenschaften und/oder Wissen erforderlich. Damit stellen die Kompetenzen eine Voraussetzung für die Auswahl des Rollen-Trägers dar, um gewährleisten zu können, dass die Rolle in der jeweils gewünschten Form ausgeübt werden kann. 
 
 
 


.4 Befugnisse


Eine Befugnis gewährt das Recht zu einer bestimmten Handlung. Damit ein Rollen-Träger die einzelnen Aufgaben durchführen, seine Handlungsziele erreichen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten auch wahrnehmen kann, muss eine Rolle gemäß dem "Kongruenzprinzip der Organisation" [4] mit den dafür erforderlichen Befugnissen ausgestattet sein. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Befugnisse einer Rolle die jeweiligen Verantwortlichkeiten vollständig abdecken. Wichtige Befugnisse beschreiben beispielsweise das "Treffen von Entscheidungen", die "Verwendung von Ressourcen" sowie die "Erteilung von Genehmigungen". Auf Basis der gewährten Befugnisse ist der Rollen-Träger anschließend selbständig in der Lage, die Methode für eine Durchführung der Aktivitäten auszuwählen, die Qualitätsabnahme seiner erhaltenen Ergebnisse durchzuführen oder auch die Art der Reaktion auf Abweichungen abzuleiten.
 
 
 


.5 Teilbarkeit


Ein wesentlicher Aspekt bei der Bewertung einer Rolle stellt deren Teilbarkeit dar. Mit Hilfe dieses Kriteriums kann angegeben werden, ob eine Rolle lediglich nur von einer einzigen Person innerhalb der Aufbau- resp. Projekt-Organisation wahrgenommen werden kann (darf), oder ob sich mehrere Personen oder Personengruppen diese Rolle teilen und die damit verbundenen Aufgabenstellungen wahrnehmen können. So können im Rahmen einer Projekt-Organisation beispielsweise die Rollen des "Vorsitzenden des Lenkungsausschuss" und des Projekt-Leiters nicht geteilt werden. Diese können maximal vertreten werden. Dagegen sind Rollen wie beispielsweise "Lenkungsausschuss" oder "Projekt-Mitarbeiter" teilbar.
 
 
 
 
 

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