Rollen-Perspektive (Teil 2/3) (-PL-PM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]

Abbildung: Prüfergebnis zur Kombinierbarkeit von Projekt- und Linien-Rollen (Version 2.0) [ViProMan, 10.2014]

Der zweite wesentliche Aspekt zur Minimierung der Wahrscheinlichkeit von Rollen-Vermischung und Rollen-Unklarheiten stellt die Prüfung der Teilbarkeit einer Rolle dar. Mit Hilfe dieses Kriteriums kann man angegeben, ob eine Rolle lediglich nur von einer einzigen Person resp. Personengruppe innerhalb der Projekt-Aufbauorganisation wahrgenommen werden kann (darf) oder ob sich mehrere Personen oder Personengruppen diese Rolle teilen und die damit verbundenen Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten wahrnehmen können.

So dürfen (sollten) im Rahmen einer Projekt-Organisation beispielsweise die Rollen der Projekt-Leitung und des "Vorsitzender Lenkungsausschuss" nicht geteilt werden. Diese beiden Rollen können maximal stellvertreten werden. Unter einer Stellvertretung versteht man in diesem Zusammenhang die "... Übernahme der Aufgaben eines Stelleninhabers durch einen anderen Handlungsträger zur Gewährleistung der Aufgabenerfüllung in denjenigen Fällen, in denen der Vertretene aus bestimmten Gründen nicht selbst handeln kann oder will. Der Stellvertreter nimmt die formale Kompetenz im Namen und im Sinn des Vertretenen, aber in eigener Verantwortung wahr".

Oftmals ist in der Praxis eine so genannte "Abwesenheitsvertretung" zu beobachten, welche mit Bezug auf die Definition vom Sinn und inhaltlichen Nutzen her völlig indiskutabel und auch nicht empfehlenswert ist. Gerade bei der Projekt-Leitung ist eine fest zugeordnete fachliche Vertretung erforderlich, der dann auch die entsprechend erforderlichen Ressourcen eingeräumt und zugestanden werden. Ist der Stellvertreter lediglich dazu da, einem Anfragendem mitzuteilen, dass der Projekt-Leiter in einem gewissen Zeitraum nicht erreichbar ist, kann er für einem Außenstehenden keine rollenadäquate sowie rolleneindeutige Kommunikation durchgeführt werden. Für diese Fälle sollte man dann eher elektronische Hilfsmittel oder das Projekt-Büro vorziehen. Dagegen sind Rollen wie beispielsweise "Lenkungsausschuss" oder "Projekt-Mitarbeiter" teilbar. Diese Rollen können auch gleichzeitig von mehreren Personen getragen und erfüllt werden.