Meilenstein-Liste: Meilensteine definieren (Teil 3/7) (-MW-TM-) - Vitales Projekt-Management [ViProMan]
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Meilensteinliste: Meilensteine definieren (5th, 3/7)
Die zweite wichtige Kategorie von Fixpunkten bilden die Abschlüsse von Teil-Projekten, Projekt-Phasen oder Arbeitspaketen, welche das Erreichen von Teilergebnissen signalisieren. Aus diesem Grund ist das Wissen um die Eigenschaften und den Einsatz von Meilensteinen ebenfalls im Rahmen des Inhalts- und Umfangs-Managements in den beiden Projekt-Managementprozessen "5.3 Inhalt und Umfang definieren" sowie "5.4 Projekt-Strukturplan (PSP) erstellen" erforderlich. Der Beitrag Inhalt und Umfang: Meilensteine definieren - Anwendung zeigt an einem praxisorientierten und realitätsnahen Beispiel die einzelnen Effekte und Auswirkungen der korrespondierenden Entwicklungsstufen einer Meilenstein-Liste.
Aufgrund der zentralen Stellung der Meilenstein-Liste einerseits gegenüber den Liefergegenständen und andererseits gegenüber dem Projekt-Strukturplan (PSP) sollte bei der Herleitung und Entwicklung der Meilensteine und deren Anordnung in der Liste von Beginn an auf eine sachlogische als auch zu erwartende chronologische Reihenfolge geachtet werden. Dies erleichtert nicht nur das Lesen und Verstehen der Inhalte, sondern reduziert in sich anschließenden Planungsschritten die dazu erforderlichen Aufwände.
![Inhalt und Umfang: Meilenstein-Liste, Liefergegenstände und Projekt-Strukturplan (PSP) [ViProMan, 05.2015]](files/viproman_31_meth_05_inhaltumfang_08_meilenstein_03_01.gif "Inhalt und Umfang: Meilenstein-Liste, Liefergegenstände und Projekt-Strukturplan (PSP) [ViProMan, 05.2015]")
![Vitales Projekt-Management [ViProMan] - WorkShop Zielentwicklung](images/viproman-workshop-zielentwicklung-werbung-02.png "Vitales Projekt-Management [ViProMan] - WorkShop Zielentwicklung")
Abbildung: Darstellung der zentralen Lage der Meilenstein-Liste gegenüber den Liefergegenständen und dem Projekt-Strukturplan (PSP) [ViProMan, 05.2015]
Ergänzend dazu erhält die Liste Einträge von Meilensteinen, die im Rahmen des Projekt-Managementprozesses 6.2 Vorgänge festlegen erfolgen. Diese Meilensteine generieren sich aus der Struktur der entwickelten Vorgangs-Liste und stellen oftmals lediglich Teilprodukte oder Teilergebnisse dar. Auf diesem Weg ist man in der Lage, schrittweise die einzelnen Etappen zu visualisieren, die erforderlich sind, um den final gewünschten Liefergegenstand erhalten zu können.
Unter Anwendung der Meilensteine ist man nunmehr in der Lage, selektiv bestimmte Teilbereiche oder Schnittstellen des Inhalts- und Umfangs-Basisplans, des Termin-Basisplans sowie des Kosten-Basisplans zu fixieren. Damit dienen die Meilensteine für alle Stakeholder nicht nur als herausragende Orientierungspunkte bei der Planung, Steuerung und Überwachung, sondern dienen auch als hervorragende Instrumente zur effizienten Fortschrittsüberwachung. Zusätzlich können sie auch als festgelegte Entscheidungspunkte innerhalb des Projekts genutzt werden, an denen die bislang erreichte Leistung -beispielsweise in Form der erledigten Arbeit- beurteilt und über die weitere Fortsetzung des Projekts entschieden werden kann.
In diesem Zusammenhang sind die drei folgenden Grundregeln zu beachten:
.1 | Zwingend erforderlich ist bei der Planung eines Meilensteins zu beachten, dass vor dessen Eintritt sämtliche erforderlichen Arbeiten, die für das Erreichen des mit dem Meilenstein verbundenen Zustands erforderlich sind, abgeschlossen und die entsprechenden Leistungen vollständig erbracht wurden. |
Ist beispielsweise ein Fach-Konzept zu erstellen, kann der damit verbundene Meilenstein erst nach der Abnahme des Konzepts durch den Auftragnehmer eintreten. Den Meilenstein mit der Veranstaltung zur Abnahme des Konzepts gleichzusetzen ist nicht zulässig, da ihm dann eine Dauer zugeordnet werden müsste. Aktivitäten erfordern immer eine Dauer und sind deswegen dem Meilenstein vorgelagerten Vorgängen zuzuordnen. |
.2 | Eine adressatengerechte Planung von Meilensteinen erleichtert in einem hohen Ausmaß die Kommunikation mit den Stakeholdern und unterstützt jeden der Beteiligten bei der Erledigung der ihm zugewiesenen Aufgaben. Dabei hat sich die im Folgenden vorgestellte Vorgehensweise in der Praxis bewiesen. |
| Meilensteine für Kunden, Auftraggeber und den Lenkungsausschuss |
Diese Zielgruppe benötigt für die Bewertung des Projekts lediglich eine überschaubare Anzahl von Meilensteinen, welche neben der Erreichung elementarer Sach-Ziele noch Kontrollpunkte zum Qualitäts- und Kosten-Controlling wiedergegeben sollten. Hierbei bieten sich Meilensteine an, die Teil-Projekte, Projekt-Phasen oder Teilprojekt-Phasen abschließen. Ergänzt werden können diese durch Meilensteine, die einen Abschluss inhaltlich herausragender Arbeitspakete adressieren. Zu beachten ist bei den Meilensteinen für diese Zielgruppe, dass diese mit einer äußerst hohen Wahrscheinlichkeit auch außerhalb der Trägerorganisation kommuniziert werden und aus diesem Grund eine hohe Außenwirksamkeit aufweisen können. |
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